Baccalauréat professionnel · AGOrA

Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités

Référentiel des activités professionnelles

Le titulaire du baccalauréat professionnel AGOrA doit s'organiser dans son activité, s'adapter aux changements de l'environnement et conserver la maîtrise de soi face aux aléas. Positionné en interface avec de nombreux acteurs internes et externes, il répond à une forte exigence de comportement : amabilité, conscience professionnelle, diplomatie, discrétion, présentation adaptée. Son activité s'organise autour de trois pôles.

Souvent premier interlocuteur de l'organisation, l'assistant veille au bon déroulement des échanges avec les clients, usagers et adhérents dans le cadre de la mise à disposition de biens et de services. Il assure le traitement administratif de leurs demandes, participe au suivi de l'activité et à la mise à jour du système d'information « client », contribuant ainsi à l'image de l'organisation.

1.1

Préparation et prise en charge de la relation

  • Accueil et renseignement
  • Prise en charge de la demande
  • Préparation et suivi d'évènements de promotion
  • Assistance et suivi des opérations de prospection
1.2

Traitement des opérations administratives et de gestion

  • Suivi des devis, commandes, contrats, conventions
  • Traitement de la livraison et de la facturation
  • Traitement des encaissements
  • Traitement des réclamations et litiges
1.3

Actualisation du système d'information

  • Mise à jour des dossiers
  • Mise à jour des tableaux de bord commerciaux
  • Suivi des données sur les réseaux sociaux
  • Mise à jour du site internet
Conditions d'exercice
Moyens & ressources — Données de la demande client ; données administratives, commerciales et comptables ; organigramme et annuaires ; chartes RGPD ; suite bureautique, PGI, GED, outils collaboratifs, gestionnaires d'agenda et de planning.
Liaisons fonctionnelles — En interne : dirigeant, chef de service, services achats/commercial/vente/comptable/contentieux. En externe : clients, usagers, adhérents (patients, assurés, passagers, abonnés…), prospects, transporteurs, prestataires.
Résultats attendus
  • Les opérations de prospection sont traitées selon les objectifs et procédures fixés par l'organisation
  • Les demandes des clients, usagers, adhérents sont prises en charge dans le respect des règles, délais et procédures
  • Le suivi des relations est assuré en conformité avec les attentes des intéressés et la politique de l'organisation

L'assistant exerce une activité support à la production de biens ou de services. Il assure la partie administrative des relations avec les fournisseurs et partenaires, participe au suivi financier de l'activité et à la gestion opérationnelle des espaces de travail, en intégrant la dématérialisation de son environnement.

2.1

Suivi administratif de l'activité de production

  • Suivi des approvisionnements et des stocks
  • Tenue des dossiers fournisseurs / sous-traitants / prestataires
  • Suivi des formalités administratives spécifiques au secteur
  • Suivi de la coordination d'activités d'un service ou projet
2.2

Suivi financier de l'activité de production

  • Suivi des décaissements
  • Suivi de la trésorerie et relations avec les partenaires financiers
  • Préparation de la déclaration de TVA
2.3

Gestion opérationnelle des espaces de travail

  • Suivi des contrats de maintenance, abonnements, licences
  • Gestion des fournitures et consommables
  • Mise à disposition des ressources physiques partagées
  • Organisation des réunions ; gestion des espaces de partage de l'information
Conditions d'exercice
Moyens & ressources — Données administratives et comptables ; documentations juridique, comptable, fiscale ; contrats de prestataires ; budgets fournitures ; suite bureautique, PGI, GED, gestionnaires d'agenda et de projet.
Liaisons fonctionnelles — En interne : dirigeant, chef de service, approvisionnements/production, comptabilité, informatique. En externe : fournisseurs et prestataires, administrations et collectivités, établissements bancaires et financiers.
Résultats attendus
  • Le suivi administratif des approvisionnements est fiable et respecte délais et règles techniques
  • Le suivi des relations fournisseurs est conforme aux procédures et à la politique de l'organisation
  • Les éléments des obligations fiscales sont réunis avec exactitude et dans les délais
  • Le suivi de trésorerie est régulier et fiable
  • La programmation des activités répond aux besoins et contraintes des services
  • Les ressources matérielles et immatérielles sont mises à disposition dans les délais

L'assistant apporte un soutien opérationnel au service RH ou au supérieur hiérarchique. Il suit au quotidien les opérations relatives au personnel, en conformité avec la législation, notamment la paie et les relations sociales — dans le respect de la confidentialité, de la loyauté et de l'éthique professionnelle.

3.1

Suivi de la carrière du personnel

  • Suivi administratif du recrutement, intégration, départ
  • Tenue des dossiers du personnel
  • Préparation et suivi des actions de formation
3.2

Suivi organisationnel et financier

  • Suivi des temps de travail
  • Préparation et suivi des déplacements
  • Préparation et suivi de la paie et des déclarations sociales
3.3

Participation à l'activité sociale

  • Communication des informations sociales
  • Participation aux actions sociales et culturelles
  • Mise à jour des tableaux de bord sociaux
Conditions d'exercice
Moyens & ressources — Réglementation sociale (contrat, formation, recrutement, temps de travail…) ; RGPD ; conventions collectives ; procédures internes RH ; tableau/bilan social ; suite bureautique, PGI, GED, gestionnaires de temps de travail.
Liaisons fonctionnelles — En interne : dirigeant, chef de service, instances représentatives du personnel. En externe : organismes sociaux et de prévoyance, administrations, acteurs de l'emploi et de la formation.
Résultats attendus
  • Les informations destinées au personnel sont fiables, transmises dans les délais et en confidentialité
  • Les dossiers du personnel sont à jour et les formalités conformes à la réglementation
  • Les temps de présence, absences et déplacements sont contrôlés et les plannings tenus à jour
  • Les actions de formation sont planifiées et suivies
  • La paie et les déclarations sociales sont réalisées dans les délais de rigueur
  • Les bulletins de paie sont transmis, archivés et sécurisés
  • Les tableaux de bord sociaux sont actualisés et mis en forme

Référentiel de compétences

À chaque pôle d'activités correspond un bloc de compétences. Chaque bloc détaille les activités, les compétences attendues, leurs indicateurs d'évaluation, ainsi que les savoirs associés mobilisés.

ActivitésCompétencesIndicateurs d'évaluation
1.1 Préparation et prise en charge de la relation
  • Identifier les caractéristiques de la demande
  • Apporter une réponse adaptée
  • Produire des supports de communication numériques
  • Assurer le suivi des opérations de promotion et prospection
 Respect de la charte d'accueil, fiabilité de l'information recueillie, efficacité de la prise de notes, respect de la confidentialité, pertinence de la réponse, qualité des supports produits.
1.2 Traitement des opérations administratives et de gestion
  • Appliquer les procédures internes « clients »
  • Produire les documents liés au traitement des relations « clients »
  • Assurer le suivi des factures de vente et encaissements via un PGI
  • Assurer le suivi des relances clients
 Respect des procédures, des délais et des normes ; fiabilité des documents PGI ; sécurisation des encaissements ; pertinence de la réponse à une réclamation ; qualité rédactionnelle.
1.3 Actualisation du système d'information
  • Mettre à jour l'information
  • Rendre compte des anomalies
  • Appliquer les moyens de protection des données
  • Assurer la visibilité numérique de l'organisation
 Fiabilité des mises à jour, pertinence des anomalies signalées, respect des règles éthiques et réglementaires, adéquation des données publiées.

La relation « client » dans les organisations, les actions de promotion et de prospection, la chaîne des documents liés aux ventes (du devis à la facture d'avoir), les ventes et les encaissements, le suivi de la relation « client », les tableaux de bord commerciaux.

Mentions obligatoires des documents de vente, contractualisation de la relation « client » (contrat de vente, prestation, sous-traitance, adhésion), cadre juridique des réseaux sociaux et du site web (loi Informatique et Libertés, RGPD, droit d'auteur, droit à l'image).

Écoute active, communication « client » (prise de notes, lettre commerciale, canaux de communication), gestion de l'information (fiabilité, sécurisation, archivage), réseaux sociaux numériques, structuration et référencement du site internet.

ActivitésCompétencesIndicateurs d'évaluation
2.1 Suivi administratif de l'activité de production
  • Appliquer les procédures de gestion des approvisionnements et stocks
  • Suivre les factures d'achats via un PGI
  • Actualiser les bases de données internes
  • Prendre en compte les contraintes réglementaires
  • Mettre à disposition des plannings actualisés
 Respect des procédures et normes, conformité des enregistrements, exactitude de l'information saisie, cohérence et fiabilité du planning, respect des délais.
2.2 Suivi financier de l'activité de production
  • Établir un état de rapprochement
  • Appliquer les procédures de règlement des fournisseurs
  • Suivre les mouvements de trésorerie via un PGI
  • Déterminer les éléments de la déclaration de TVA
  • Établir un état périodique de trésorerie
 Exactitude de l'état de rapprochement, conformité des enregistrements, sécurisation des décaissements, exactitude des éléments de TVA, pertinence de l'analyse économique.
2.3 Gestion opérationnelle des espaces de travail
  • Prendre en charge les activités support au fonctionnement
  • Actualiser et diffuser l'information interne
 Efficacité de l'organisation mise en place, prise en compte des aléas techniques, respect des règles de diffusion, adéquation aux attentes des acteurs internes.

Approvisionnement et gestion des stocks, fournisseurs et règlements, chaîne des documents d'achats, décaissements, outils de planification, TVA, trésorerie, notions d'amortissement et de provision, bilan et compte de résultat, maintien fonctionnel des espaces de travail.

Cadre économique et réglementaire de l'activité productive : droit des contrats, protection des données personnelles (e-commerce), choix de production, performances et objectifs économiques/sociaux/environnementaux, influence du numérique sur la production.

Communication avec les fournisseurs et partenaires, gestion de l'information (GED, EDI, RGPD, signature électronique), outils au service du travail collaboratif (agenda partagé, messagerie, visioconférence, espace collaboratif).

ActivitésCompétencesIndicateurs d'évaluation
3.1 Suivi de la carrière du personnel
  • Appliquer les procédures d'entrée et de sortie du personnel
  • Actualiser les bases d'information relatives au personnel
  • Organiser des actions de formation
 Respect des procédures, de la législation sociale et des conventions collectives, respect de la confidentialité, rigueur de l'actualisation des bases, fiabilité des documents produits.
3.2 Suivi organisationnel et financier
  • Planifier les temps de présence et de congés
  • Organiser les déplacements des personnels
  • Contrôler les états de frais
  • Déterminer les éléments du bulletin de paie
  • Suivre les enregistrements de paie via un PGI
 Cohérence des plannings, optimisation des déplacements, pertinence de l'analyse des écarts, exactitude des éléments de paie, conformité des enregistrements, détection des anomalies.
3.3 Participation à l'activité sociale
  • Actualiser et diffuser l'information sociale
  • Suivre le résultat des actions sociales et culturelles
  • Utiliser des fonctions de mise en page pour la diffusion
  • Rédiger des écrits professionnels liés à l'activité sociale
 Pertinence et qualité des supports, adéquation des données diffusées, fiabilité des mises à jour, efficacité des actions de cohésion sociale, adaptation du message aux objectifs.

Fonctionnement de l'organisation, gestion des agendas, gestion des budgets (formation, déplacements, actions sociales), composantes du bulletin de paie, gestion administrative de la formation, tableaux de bord sociaux.

Sécurité informatique et protection des données du personnel (RGPD), législation sociale (recrutement, carrière, formation, santé et sécurité), accords collectifs et conventions collectives, relation collective au travail.

Normes de présentation des documents RH, règles légales de communication envers le personnel, outils de communication numérique, système d'information ressources humaines.

Épreuves d'examen

Le diplôme comprend 12 unités constitutives obligatoires — auxquelles peuvent s'ajouter jusqu'à 2 unités facultatives — réparties en épreuves générales et professionnelles, évaluées par contrôle en cours de formation (CCF) ou en ponctuel selon la voie de formation.

12 unités obligatoires, auxquelles peuvent s'ajouter jusqu'à 2 unités facultatives.

U11
Économie – droit
U12
Mathématiques
U2
Organisation & suivi de production
U31
Relations clients / usagers / adhérents
U32
Administration du personnel
U33
Prévention-santé-environnement
U41
Langue vivante 1
U42
Langue vivante 2
U51
Français
U52
Histoire-géo & EMC
U6
Arts appliqués & cultures artistiques
U7
Éducation physique et sportive
UF1 / UF2
Unités facultatives
ÉpreuveUnitéCoef.ModeDurée
E1 — Épreuve scientifique et technique2
  E11 Économie-droitU111Ponctuel écrit2 h 30
  E12 MathématiquesU121CCF—
E2 — Étude de situations professionnelles liées à l'organisation et au suivi de l'activité de productionU24Ponctuel écrit3 h 30
E3 — Pratiques professionnelles d'assistance à la gestion des organisations8
  E31 Gestion des relations clients / usagers / adhérentsU314CCF—
  E32 Administration du personnelU323CCF—
  E33 Prévention-santé-environnementU331Ponctuel écrit2 h
E4 — Épreuve de langues vivantes4
  E41 Langue vivante 1U412CCF—
  E42 Langue vivante 2U422CCF—
E5 — Français, histoire-géographie et EMC5
  E51 FrançaisU512,5Ponctuel écrit2 h 30
  E52 Histoire-géo et EMCU522,5Ponctuel écrit2 h
E6 — Arts appliqués et cultures artistiquesU61CCF—
E7 — Éducation physique et sportiveU71CCF—
Épreuves facultativesUF1 / UF2—Ponctuel—

Seuls les points excédant 10 sur les épreuves facultatives comptent pour la moyenne générale. Les modalités (CCF / ponctuel) diffèrent selon la voie de formation (scolaire, apprentissage, formation continue).

E2 — Étude de situations professionnelles liées à l'organisation et au suivi de l'activité de production

U2 · coef. 4

Évalue l'aptitude à analyser une ou plusieurs situations professionnelles d'organisation ou de suivi de la production — dans une entreprise, une mutuelle, une association ou une organisation publique — et à proposer des solutions à une ou plusieurs problématiques. Porte sur les compétences et savoirs du bloc 2.

Critères d'évaluation

L'évaluation, ponctuelle ou en CCF, se fonde sur les indicateurs d'évaluation indiqués dans le référentiel de compétences, bloc 2.

CCFDeux situations d'évaluation d'égale importance, sous forme d'études de cas donnant chacune lieu à une production écrite, appuyées sur des documents de contexte. Ensemble, elles couvrent les trois sous-blocs (suivi administratif, suivi financier, gestion des espaces de travail). Les documents justifiant la note sont mis à disposition du jury et de l'autorité rectorale jusqu'à la session suivante ; le jury arrête la note définitive.
PonctuelÉtude de cas écrite de 3 h 30, conçue à partir d'un contexte professionnel mettant en œuvre une ou plusieurs situations caractéristiques, avec documents supports destinés à situer le contexte et à résoudre la problématique.

E31 — Gestion des relations avec les clients, les usagers et les adhérents

U31 · coef. 4

Évalue les acquis d'apprentissage liés au bloc de compétences 1, sur la base des indicateurs d'évaluation de ce bloc, à partir du dossier professionnel du candidat.

Dossier professionnel (obligatoire)
  • État récapitulatif (modèle de la circulaire nationale) des travaux professionnels significatifs des compétences du pôle 1 : préparation et prise en charge de la relation, traitement des opérations administratives et de gestion, actualisation du système d'information ;
  • Comptes rendus d'évaluation des PFMP complétés par les tuteurs ou maîtres d'apprentissage.
CCFUne situation d'évaluation conduite à partir du dossier professionnel et de l'audition du candidat, par une commission de deux professeurs ou formateurs en charge des enseignements professionnels AGOrA. Note sur 20 proposée via la grille nationale, non communiquée au candidat. Le dossier d'évaluation (grille + attestations de PFMP ou certificats de travail) est transmis au jury académique, qui arrête la note.
PonctuelOral et pratique de 45 min. Une quinzaine de minutes de prise en main de l'environnement numérique est accordée avant l'épreuve. 1re partie (20 min max) : présentation des compétences acquises lors des travaux du dossier. 2e partie (25 min max) : réalisation, dans l'environnement numérique, des tâches d'un scénario portant sur des activités emblématiques du pôle 1 ; les interrogateurs restent observateurs et n'interviennent qu'avec mesure.
Le dossier professionnel ne fait l'objet d'aucune notation spécifique. En cas de non-production du dossier le jour de l'épreuve, le candidat ne peut pas être interrogé : la note zéro est attribuée. En cas de non-production des justificatifs administratifs (expérience, heures de formation), la mention « non valide » est prononcée et le diplôme ne peut être délivré.

E32 — Administration du personnel

U32 · coef. 3

Évalue les acquis d'apprentissage liés au bloc de compétences 3, sur la base des indicateurs d'évaluation de ce bloc, à partir du dossier professionnel du candidat.

Dossier professionnel (obligatoire)
  • État récapitulatif des travaux professionnels significatifs des compétences du pôle 3 : suivi de la carrière du personnel, suivi organisationnel et financier de l'activité du personnel, participation à l'activité sociale de l'organisation ;
  • Comptes rendus d'évaluation des PFMP complétés par les tuteurs ou maîtres d'apprentissage.
CCFUne situation d'évaluation conduite à partir du dossier professionnel et de l'audition du candidat, par une commission composée d'un professeur ou formateur AGOrA et d'un professionnel de l'administration du personnel (à défaut, un autre professeur AGOrA). Note sur 20 via la grille nationale, non communiquée au candidat ; le jury académique arrête la note après examen du dossier d'évaluation.
PonctuelOral de 30 min. 1re partie (5 min max) : exposé, sans interruption, des compétences acquises sur un travail choisi par la commission dans le dossier. 2e partie (entretien de 25 min max) : questionnement sur le degré d'acquisition des compétences du bloc 3, fondé prioritairement sur l'état récapitulatif. Les trois dimensions du pôle 3 doivent être abordées, avec un équilibre entre situations réelles et situations simulées.
Le dossier professionnel ne fait l'objet d'aucune notation spécifique. En cas de non-production du dossier le jour de l'épreuve, la note zéro est attribuée. En cas de non-production des justificatifs administratifs, la mention « non valide » est prononcée et le diplôme ne peut être délivré.

E33 — Prévention-santé-environnement

U33 · coef. 1

Modalités fixées par l'arrêté du 13 avril 2010 modifié — épreuve écrite ponctuelle ou CCF selon la voie de formation.

E1, E4, E5, E6, E7 & facultatives — Épreuves générales

coef. 2 · 4 · 5 · 1 · 1

Économie-droit, mathématiques, langues vivantes, français / histoire-géographie-EMC, arts appliqués et EPS suivent les programmes et modalités d'évaluation nationaux en vigueur (arrêtés du 3 avril 2019 et du 13 avril 2010 modifiés). Les candidats peuvent présenter une à deux unités facultatives parmi langues vivantes, mobilité et EPS.